Les relances qui ne s'oublient jamais
Les factures impayées sont repérées toutes seules, relancées à J+1, J+8 et J+15 avec un ton qui monte, et la séquence s'arrête à la seconde où le virement arrive.
Le défi
Relancer un impayé n'est agréable pour personne, donc ça passe après le reste. Le pointage des factures en retard se fait quand on y pense, souvent une fois par mois, parfois jamais.
Résultat : de la trésorerie qui dort, et le risque de relancer un client qui a déjà payé, ce qui fait mauvais effet.
Notre approche
Le workflow lit vos factures et vos encaissements tous les matins. Une échéance dépassée déclenche une séquence à trois temps : rappel courtois, rappel ferme, puis alerte interne pour que vous preniez le relais au téléphone.
Le point clé est le recoupement avec la banque : la séquence s'arrête dès que le paiement arrive, y compris entre deux relances. Vous ne relancez jamais un client à jour.
Services KBCOM mobilisés sur ce projet :
Ce qui se passe quand une facture dépasse son échéance
- 01
Les factures sont lues chaque matin
tous les joursLe workflow se connecte à votre outil de facturation et repère celles dont l'échéance est passée sans paiement.
Facturation, banque - 02
Premier rappel à J+1
automatiqueUn mail court et courtois, avec le numéro de facture, le montant et le lien de paiement. La plupart des retards s'arrêtent là : c'est un oubli, pas un refus.
Mail - 03
Deuxième rappel à J+8
automatiqueMême facture, ton plus ferme, rappel des conditions de règlement et des pénalités prévues au contrat.
Mail - 04
Alerte interne à J+15
automatiqueAu troisième rappel sans réponse, ce n'est plus un mail automatique qu'il faut : vous recevez une notification pour décrocher le téléphone.
Notification - 05
Le paiement coupe tout
immédiatDès que l'encaissement est détecté, la séquence s'arrête. Personne ne reçoit de relance pour une facture déjà payée, et c'est ce qui fait la différence avec une relance faite à la main.
Banque
Ce que la tâche coûte, avant et après
À la main
- Ouvrir la liste des factures et pointer les retards20 min
- Vérifier chaque paiement sur le compte bancaire15 min
- Rédiger et envoyer les relances une par une25 min
- Noter quelque part qui relancer la semaine suivante10 min
Automatisé
plus rien à pointer
- Relances à J+1, J+8 et J+15
- Arrêt automatique dès le paiement
- Alerte au dirigeant au 3e rappel
D'où sortent ces durées : ce sont des temps de tâche faite à la main, relevés sur nos propres workflows et sur des process comparables. Ce ne sont pas les résultats d'un client. Sur votre cas, on les chiffre avec vous pendant l'audit, avant de lancer quoi que ce soit.
Ce que ça a changé
Stack technique
À propos de ce projet
Quel outil de facturation faut-il ?
Tous ceux qui exposent une API le permettent, et c'est le cas de la quasi-totalité des outils du marché. On vérifie ce point avant le devis.
Le ton des relances, je le choisis ?
Oui. Les trois modèles sont écrits avec vous, dans vos mots. C'est votre nom en signature, ça doit vous ressembler.
Et si un client conteste la facture ?
Sa réponse arrête la séquence et vous remonte directement. Une contestation ne se traite pas au robot.
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